Un canone per utente non è ancora un calcolo a cinque anni. Per confrontare cloud privato e Software as a Service (SaaS) in una media impresa, occorre considerare migrazione, gestione, backup e ore di lavoro in entrambe le soluzioni. Una piattaforma gestita in proprio richiede hardware e manutenzione. Anche un servizio SaaS richiede amministrazione, migrazione dei dati, una strategia di ripristino verificata e chiarezza contrattuale. Le cifre diventano confrontabili quando il compito è definito.
La panoramica DAXS già pubblicata su cloud, on-premises e soluzioni ibride spiega i modelli operativi. Qui affrontiamo il calcolo dei costi verificabile per 20, 50 e 100 persone. Il cloud privato è un ambiente a uso esclusivo di un’organizzazione; secondo il NIST può essere ospitato internamente o presso un fornitore. SaaS indica l’utilizzo di un’applicazione fornita come servizio. Queste definizioni non implicano funzioni, responsabilità contrattuali o disponibilità equivalenti.
Definire prima un perimetro comune
L’impresa ipotetica necessita di sincronizzazione dei file, condivisione interna ed esterna, cronologia delle versioni, modifica collaborativa di semplici documenti di testo, accessi basati sui ruoli e ripristino documentato. Spazio e utilizzo per persona sono uguali; la crescita dei dati verrà valutata separatamente. L’opzione privata comprende una piattaforma collaborativa autogestita con servizio documentale su hardware dedicato in un data center. L’opzione SaaS comprende un abbonamento ipotetico con le funzioni minime indicate. Entrambe includono costi di backup separati e due esercitazioni di ripristino all’anno.
Questo perimetro non afferma l’equivalenza funzionale di prodotti specifici. Prima di decidere occorre verificare modifica simultanea, formati, accesso ospiti, uso mobile, integrazione delle identità, registrazione eventi, accessibilità ed esportazione. Se manca una funzione obbligatoria, la riga più economica non è un’offerta adeguata. Per l’opzione privata, la documentazione Nextcloud mostra che il backup deve comprendere database, dati e configurazione; il servizio documentale richiede una propria integrazione e configurazione. Prodotti e condizioni di licenza restano da scegliere in questo modello ipotetico.
Esplicitare tutte le ipotesi
Tutti gli importi sono ipotesi di calcolo liberamente scelte e arrotondate in euro netti, non prezzi di fornitori, un’offerta DAXS o una previsione. Il costo orario interno completo è di 80 €. Prezzi e retribuzioni restano costanti per cinque anni; sono esclusi inflazione, imposte, finanziamento, valore residuo, sostituzione dell’hardware dopo il quinto anno e consumi aggiuntivi dovuti alla crescita dei dati. L’hardware viene pagato inizialmente e usato per tutto il periodo. Nessuna opzione include una seconda sede o un impegno di alta disponibilità.
| Voce di costo | SaaS | Cloud privato |
|---|---|---|
| Migrazione una tantum | 30 ore di configurazione iniziale × 80 € più 1,5 ore per persona × 80 € | 60 ore di configurazione della piattaforma × 80 € più le stesse 1,5 ore per persona × 80 € |
| Hardware iniziale | 0 € a carico del cliente | 20 / 50 / 100 persone: 6.000 / 9.000 / 14.000 € |
| Abbonamento o licenza per utente | 15 € per persona al mese | 3 € per persona al mese per diritti software/assistenza ipotizzati |
| Backup | 3 € aggiuntivi per persona al mese | Storage esterno 80 / 140 / 250 € al mese |
| Gestione corrente | 2 / 3 / 5 ore di amministrazione al mese × 80 € | 6 / 8 / 12 ore di amministrazione al mese × 80 € |
| Esercitazioni di ripristino | 2 × 8 ore all’anno × 80 € | 2 × (8 / 8 / 12) ore all’anno × 80 € |
| Ulteriori costi operativi privati | Inclusi nell’abbonamento ipotizzato; connettività dell’impresa esclusa da entrambe le opzioni | Colocation 180 / 180 / 300 €, energia 120 / 180 / 280 €, rete della sede 100 / 100 / 150 €, assistenza della piattaforma 80 / 120 / 180 € e riserva manutenzione 100 / 120 / 180 € al mese |
Le cifre separate da barre corrispondono sempre a 20 / 50 / 100 persone. La riserva di manutenzione privata finanzia sostituzioni e piccole riparazioni; non garantisce copertura del produttore. Nel SaaS, hosting, energia del data center e hardware della piattaforma sono inclusi nell’abbonamento ipotetico e non vengono conteggiati nuovamente al cliente. Connessione internet comune e dispositivi finali restano esclusi da entrambi i calcoli. Un’offerta reale deve specificare cosa includono abbonamento, backup, assistenza ed esportazione.
Il risultato a tre e cinque anni
Ogni campo usa la formula: Costo totale = configurazione una tantum + costi annuali × numero di anni. Per il SaaS, i costi annuali sono 12 × utenti × (15 € abbonamento + 3 € backup) + 12 × ore mensili di amministrazione × 80 € + 2 × 8 ore di esercitazione × 80 €. Nell’ambiente privato, all’hardware iniziale si aggiungono 4.800 € per la piattaforma e 120 € per persona per la migrazione. I costi annuali comprendono dodici mesi di colocation, energia, rete della sede, backup esterno, assistenza e riserva manutenzione, oltre a licenze per utente, amministrazione ed esercitazioni di ripristino.
| Persone / opzione | Una tantum | Annuale | 3 anni | 5 anni |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4.800 € | 7.520 € | 27.360 € | 42.400 € |
| 20 · Cloud privato | 13.200 € | 15.680 € | 60.240 € | 91.600 € |
| 50 · SaaS | 8.400 € | 14.960 € | 53.280 € | 83.200 € |
| 50 · Cloud privato | 19.800 € | 20.840 € | 82.320 € | 124.000 € |
| 100 · SaaS | 14.400 € | 27.680 € | 97.440 € | 152.800 € |
| 100 · Cloud privato | 30.800 € | 33.120 € | 130.160 € | 196.400 € |
Verifica della riga intermedia: 50 utenti SaaS costano inizialmente 2.400 € di configurazione + 50 × 120 € di migrazione = 8.400 €. Ogni anno, 50 × 18 € × 12 = 10.800 € per abbonamento e backup, 3 × 12 × 80 = 2.880 € per amministrazione e 2 × 8 × 80 = 1.280 € per esercitazioni. Risultano 14.960 € annui e 8.400 + 5 × 14.960 = 83.200 € in cinque anni. L’ambiente privato per 50 persone parte da 9.000 + 4.800 + 6.000 = 19.800 €. I costi annuali ammontano a 20.840 €, per un totale di 124.000 € in cinque anni.
Quale variazione cambia il confronto?
Se aumenta soltanto l’abbonamento SaaS ipotizzato di 5 € per persona al mese, il costo quinquennale cresce di 6.000 € per 20, 15.000 € per 50 e 30.000 € per 100 persone. Per 100 persone, il modello passa a 182.800 € anziché 152.800 €. L’opzione privata per 100 persone rimane a 196.400 € con ipotesi costanti. Un aumento SaaS rispetto al canone di base di circa 7,27 € per persona al mese per tutti i cinque anni pareggerebbe i due valori per 100 persone: è una soglia aritmetica dell’esempio, non una previsione di prezzo. Ulteriore hardware, una seconda sede, maggiore costo dell’energia o più ore operative cambierebbero analogamente l’opzione privata. La crescita dei dati può generare costi aggiuntivi in entrambe.
Chi richiede preventivi dovrebbe inviare la stessa lista: utenti attivi ed esterni, spazio e crescita annuale, formati Office, versioni e permessi, obiettivo di ripristino, esportazione, finestre di assistenza, disponibilità e responsabilità. Per il backup non basta la casella «incluso»: occorre sapere quali dati ritornano in un ambiente indipendente, entro quanto tempo e chi esegue davvero l’esercitazione. L’abbonamento sposta la responsabilità operativa senza eliminarla.
Per una decisione reale, DAXS può rilevare le funzioni necessarie, rendere confrontabili i preventivi e sostituire le ipotesi con misurazioni e contratti. Contatta DAXS.
Fonti: NIST SP 800-145: definizione dei modelli cloud e di servizio · AWS Well-Architected: includere gestione e amministrazione nel costo totale · Nextcloud: componenti di un backup completo · Nextcloud: configurazione del servizio documentale.
